btw terugvorderen op autokosten & tankpas

Alle informatie over btw, autokosten en tankpassen

Op deze pagina lees je alle voordelen van een tankpas. Ook kom je te weten wat de fiscale spelregels zijn voor btw aftrek op (zakelijke) mobiliteit. Wist jij bijvoorbeeld dat je als ondernemer altijd btw-aftrek hebt op autokosten, zelfs als je auto prive-bezit is?

1) De voordelen van een tankpas

Er zijn veel redenen om voor een tankpas te kiezen. De belangrijkste zaken om te weten behandelen we hier.

Btw aftrekken alleen met zakelijk betaalmiddel

Omdat er in het verleden veel fraude is gepleegd met tanktransacties en tankbonnetjes, accepteert de fiscus alleen btw-aftrek op brandstof als dit is betaald met een zakelijk betaalmiddel. De Belastingdienst wil onomstotelijk aangetoond zien dat de betaling voor de brandstof door het bedrijf is gedaan. Dat kan alleen als de tankbeurt is betaald met een betaalmiddel van het bedrijf; een zakelijke betaalpas, creditcard of tankpas. Betalingen met een privé betaalmiddel worden nooit geaccepteerd, ook niet als duidelijk is dat de auto wel echt zakelijk gereden wordt.

Belastingdienst controleert actief

De regels zijn duidelijk, de consequenties ook. Als bij controle wordt geconstateerd dat er onterecht btw in mindering is gebracht op de af te dragen btw, dan zal de fiscus tot vijf jaar terug (kunnen) naheffen. Naast terugbetaling kan dan ook een boete worden opgelegd. Met een tankpas zorg jij voor een foutloze administratie van autokosten.

Weg met losse tankbonnetjes

Als je btw aftrekt op brandstofkosten moet daar een factuur of bon met btw-specificatie voor aanwezig zijn. Als je betaalt met een pinpas of creditcard betekent dit dat je alle btw-bonnen (kassabonnen) moet bewaren en moet administreren. De reden hiervan is dat de betaalde btw niet terug te zien is op het rekeningafschrift van jouw bank of creditcard-maatschappij.

Bespaar op je boekhouder

Boekhouders rekenen meestal een bedrag per mutatie. Zit je regelmatig of zelfs veel op de weg, dan heb je zo 50-100 tankbonnetjes per jaar. Het individueel behandelen en inboeken van al die bonnetjes kost alleen aan boekhoudkosten al meer dan de gemiddelde tankpas. Daarnaast bestaat het risico dat je soms een bonnetje kwijtraakt. In dat geval mag je de btw op die tanktransactie niet meer terugvorderen. Op een gemiddelde tankbeurt zit al snel 10-20 euro btw. Ook zo verdient een zakelijke tankpas zichzelf snel terug.

Alle tanktransacties overzichtelijk op één factuur

Met een tankpas komen alle brandstofkosten op één factuur. Als je met een tankpas betaalt hoef je de kassabon niet eens te vragen. Je ontvangt met een zakelijke tankpas namelijk (meestal) één keer per maand een factuur. Hierop staan alle brandstofkosten van de hele maand, inclusief btw-specificatie. Met een tankpas vereenvoudig je dus je administratie.

Tankpassen met extra diensten besparen nog meer bonnetjes

Met een tankpas bespaar je dus boekhoudkosten en verzeker je jezelf van btw-teruggave. Veel tankpassen bieden tegenwoordig extra diensten aan om autokosten op de tankpas te betalen. Met name parkeren levert een gemiddelde ondernemer veel losse (en vaak slecht leesbare) bonnetjes op. Door deze kosten op dezelfde maandelijkse factuur te zetten bespaar je al snel tientallen euro’s aan boekhoudkosten per jaar. Ook verbruikskosten zoals motorolie en screenwash kunnen meestal met een zakelijke tankpas worden betaald. Sommige tankpas-aanbieders bieden ook de mogelijkheid om de carwash te betalen met de tankpas. Een veelzijdige tankpas bespaart je dus al snel 10-20 bonnetjes per maand.

Achteraf betalen

Met een tankpas betaal je meestal achteraf. Zo houd je grip op je tankuitgaven en worden de kosten meestal een keer per maand geincasseerd.

Dikke auto? Let op de factuureisen!

Heb je een auto met een grote tank? Dan kan je al snel boven de € 100,- per tankbeurt uitgeven. Veel ondernemers weten niet dat facturen boven de 100 euro altijd op naam uitgeschreven moeten worden. Dan moet jouw kvk-nummer, naam etcetera op de factuur staan (lees hierover meer op de website van de belastingdienst). Een kassabon volstaat dan niet langer. De facturen die een tankpas-maatschappij aan jou stuurt voldoen wel aan de factuur-vereisten.

Samenvatting

Een tankpas zorgt ervoor dat je altijd alle btw kunt terugvorderen. Je hoeft geen bonnetjes te bewaren en raakt deze ook niet kwijt. Je vereenvoudigd je administratie waarmee de boehoudkosten dalen. Bij goede tankpassen heb je veel extra diensten die je extra comfort opleveren. Je verdient de kosten van een tankpas dus vrijwel altijd ruimschoots terug.

2) fiscale regels voor ondernemers met een privé-auto

De autokosten zijn hoog in Nederland. Veel ondernemers weten niet dat ze zelfs over de kosten van een prive-auto btw kunnen terugvorderen. Laat geen geld liggen en zorg dat jij de spelregels kent. Hier lees je precies hoe het zit.

Wat is het verschil tussen een prive-auto en een zakelijke auto?

Een auto is zakelijk als je hem op de zaak hebt gekocht. De auto staat dan op de balans van je bedrijf staat. Ook een auto die je zakelijk leased (dus je betaalt het leasebedrag vanuit het bedrijf) is een zakelijke auto.

Als je als ondernemer je prive auto gebruikt zijn er voor jou twee belangrijke dingen om te weten.

Je hebt recht op kilometervergoeding
Je kan btw terugvorderen als jouw omzet met btw belast is

Kilometervergoeding

Je mag belastingvrij 19 cent per kilometer uitkeren vanuit je zaak aan jezelf in prive. Dat geldt zowel voor woon-werkverkeer, als voor zakelijke reizen. Deze reiskosten zijn aan je zakelijke kant bedrijfskosten, en verlagen dus je winst. Het is daarom fiscaal aantrekkelijk om eraan te denken jezelf de juiste kilometervergoeding uit te keren.

Rittenregistratie voeren bij kilometervergoeding

Je bent verplicht om de kilometervergoeding te verantwoorden met een rittenregistratie. Hierin leg je elke zakelijke rit vast, dus ook je woon-werkverkeer.

Btw aftrekken op een prive-auto

Veel ondernemers weten niet dat je de btw op autokosten deels mag aftrekken. Hierin zijn twee smaken bij de fiscus: Je houdt een kilometerregistratie bij, of je doet dit niet.

Prive-auto: btw aftrekken mét kilometerregistratie

Woon-werkverkeer telt als prive-kilometers (en dus niet als zakelijk). Alleen echt zakelijke ritten (zoals het bezoeken van klanten) tellen mee als zakelijke kilometers. Het bijhouden van een kilometerregistratie is een flinke klus. Je moet dan al je zakelijke maar óók al je privé-ritten bijhouden. Je moet voor elke afzonderlijke rit veel gegevens vastleggen. Bekijk voor meer informatie deze pagina van de Belastingdienst. Je moet er dus maar zin in hebben. Het resultaat van al je vlijt is dat je een logboek opbouwt waaruit de verhouding tussen prive-kilometers en zakelijke kilometers kan worden afgelezen. Je houdt ondertussen alle autokosten bij, en je bewaart de facturen zodat je bewijs hebt. Het gaat dan om kosten voor regulier onderhoud en brandstof (op verzekeringen en motorrijtuigenbelasting zit namelijk geen btw).

Rekenvoorbeeld: btw aftrekken mét kilometerregistratie

Je rijdt 30.000 kilometer per jaar. Uit je rittenregistratie blijkt dat 12.500 kilometer pure zakelijke kilometers zijn. Dat betekent dat 41,5% van je kilometers zakelijk zijn. Je mag dus ook 41,5% van de btw op onderhoud en brandstof terugvorderen. Je hebt aan brandstof 3.400 euro (waarvan 590 euro btw) uitgegeven en aan onderhoud 1.300 euro (waarvan 226 euro btw), dat is 818 euro totaal. Je mag dus 41,5% van 818 euro terugvorderen, en dat is een bedrag van 339 euro.

Prive-auto: btw aftrekken zonder kilometerregistratie

Je mag ervoor kiezen om geen kilometerregistratie bij te houden en tóch btw terug te vorderen over het zakelijk gebruik van de auto. Je moet dan al je autokosten bijhouden (brandstof en onderhoud), administreren, en de btw aftrekken op elke kwartaal-aangifte. Je draagt dan dus minder btw af, omdat je de btw op autokosten volledig aftrekt. Vervolgens moet je aan het einde van het jaar eenmalig een bedrag betalen voor het privegebruik. Dit bedrag is gelijk aan 1,5% van de cataloguswaarde (nieuwprijs) van de auto. Je trekt dus eerst elk kwartaal alle btw op autokosten af, en aan het einde van het jaar betaal je een bedrag omdat de auto in prive-bezit is en je geen kilometerregistratie bijhoudt. Het is misschien een vreemd systeem, maar het resultaat is dat jij als ondernemer honderden euro’s voordeel hebt. De moeite waard dus.

Rekenvoorbeeld: btw aftrekken zonder kilometerregistratie

Je rijdt in een auto met een nieuwprijs (cataloguswaarde) van € 30.000,-. Je hebt in een jaar 3.400 euro uitgegeven aan brandstof (waarvan 590 euro btw is) en 1.300 euro aan onderhoud (waarvan 226 euro btw), dat is totaal 818 euro aan btw. Aan het einde van het jaar moet je de btw-correctie uitvoeren. Je betaalt nu 30.000 * 1,5% = 525 euro via de laatste btw-aangifte van het jaar (kwartaal 4). Je bespaarde gedurende het jaar 818 euro, en betaalt nu 525 euro. Je hebt dus 293 euro voordeel.

3) fiscale regels voor ondernemers met een zakelijke auto

Heb jij een auto in zakelijk bezit? Dan mag je alle btw aftrekken. Je krijgt dan wel te maken met regels voor fiscale bijtelling in privé en het btw-forfait. We leggen het je uit.

Wat is een zakelijke auto?

Een auto is zakelijk als hij zakelijk betaald wordt. Dat kan een auto in bezit van het bedrijf zijn (dan staat de auto dus op de balans) of een zakelijk geleasde auto. Alle kosten worden zakelijk gemaakt, om die reden is ook alle betaalde btw zakelijk aftrekbaar.

Geen kilometervergoeding bij zakelijke auto

Omdat de auto op de zaak wordt gereden bestaat er geen recht op kilometervergoeding naar prive. Een kilometervergoeding is dus niet van toepassing.

Fiscale bijtelling voor prive-gebruik

Als je een zakelijke auto ook prive rijdt, en wel voor meer dan 500 kilometer per jaar stelt de belastingdienst dat je bevoordeeld wordt in prive. Je hebt een prive-voordeel waar geen belasting voor betaald is. Op dat moment moet je bijtelling betalen. Er wordt een percentage genomen van de cataloguswaarde van je auto, en de uitkomst is een bedrag dat bovenop je inkomen wordt gelegd. Zo betaal je dus meer loonbelasting als tegenprestatie voor het voordeel dat je een zakelijk auto prive rijdt.

Rekenvoorbeeld fiscale bijtelling

Je hebt uit je onderneming een inkomen van 60.000 euro. Je rijdt in een auto die inclusief bpm en btw 30.000 euro heeft gekost (cataloguswaarde). Voor de auto geldt een bijtellingspercentage van 22%. Je inkomen wordt verhoogd met 22% van 30.000 euro en dat is 6.600 euro. Alhoewel je in werkelijkheid 60.000 euro inkomen geniet, betaal je loonbelasting over 66.600.

Hoe werkt het betalen van btw voor privegebruik van een zakelijke auto

Voor particulieren met een auto van de zaak bestaat alleen bijtelling. Voor ondernemers komt ook een btw-belasting voor prive-gebruik om de hoek kijken. De belastingdienst stelt dat als je een zakelijke auto hebt, je geen recht hebt op btw-aftrek over het prive-gebruik. We leggen je uit hoe het zit. Weet wel dat alle autokosten in de zaak vallen, je verlaagt dus wel je resultaat met je zakelijke auto wat (meestal) gunstig is omdat je zo minder inkomstenbelasting betaalt.

Zakelijke auto: btw belasting betalen mét kilometerregistratie

Een kilometerregistratie bijhouden is veel werk, en je moet van nature precies zijn. Als er gaten vallen in de rittenregistratie omdat je er niet altijd aan denkt kan dat vervelende consequenties hebben. Het loont eigenlijk alleen de moeite als je toch al een kilometerregistratie bijhoudt om bijtelling te voorkomen.

Rekenvoorbeeld: btw-belasting betalen mét kilometerregistratie

Je rijdt 30.000 kilometer per jaar. Uit je rittenregistratie blijkt dat 12.500 kilometer pure zakelijke kilometers zijn. Dat betekent dat 41,5% van je kilometers zakelijk zijn. Je mag dus ook 41,5% van de betaalde btw over alle autokosten terugvorderen, en voor 58,5% geldt dat je geen btw-aftrek geniet. Je uitgaven voor de auto waren als volgt:

Brandstof 3.900 euro (waarvan 677 euro btw)
Parkeerkosten 520 euro (waarvan 90 euro btw)
Onderhoud 1.300 euro (waarvan 226 euro btw)
Carwash 180 euro (waarvan 31 euro btw)

Het totale btw-bedrag is 1.024 euro. Je hebt deze kosten zakelijk gemaakt, want de auto is zakelijk. Je hebt dus elk kwartaal de autokosten in mindering gebracht op de te betalen btw. Omdat in dit rekenvoorbeeld 41,5% van de autokosten puur zakelijk zijn, moet je in kwartaal 4 nu 58,5% van de niet afgedragen btw alsnog afdragen. In dit voorbeeld betaal je als btw-belasting voor prive gebruik 599 euro.

Zakelijke auto: btw belasting betalen op een ‘nieuwe’ auto zónder kilometerregistratie

Deze uitleg is van toepassing als je een auto hebt gekocht waarop je btw hebt afgetrokken. Dat is meestal alleen van toepassing bij een nieuwe of zeer jong gebruikte auto die van een dealer is gekocht. Daarbij geldt deze uitleg alleen voor auto’s die korter dan 4 jaar geleden zijn gekocht. Ook geldt deze uitleg voor lease-auto’s (zowel financial- als operational lease).

Als je geen kilometerregistratie bijhoudt moet je btw-belasting betalen over 2,7% van de cataloguswaarde van de auto. Je betaalt dus alle autokosten zakelijk (en schrijft je auto af op je balans) en vermindert elk kwartaal de af te dragen btw omdat je autokosten als zakelijke kosten gelden. In de laatste btw-aangifte van het jaar (kwartaal 4) moet je de btw-belasting voor prive-gebruik voldoen.

Rekenvoorbeeld: btw belasting betalen op een ‘nieuwe’ auto zónder kilometerregistratie

Je rijdt in een auto met een nieuwprijs (cataloguswaarde) van € 30.000,-. Je neemt nu 2,7% van deze waarde en de uitkomst is 810 euro.

Je autokosten waren als volgt:

Brandstof 3.900 euro (waarvan 677 euro btw)
Parkeerkosten 520 euro (waarvan 90 euro btw)
Onderhoud 1.300 euro (waarvan 226 euro btw)
Carwash 180 euro (waarvan 31 euro btw)

Je droeg dus tijdens de kwartaalaangiften totaal 1.024 niet af. De btw-belasting voor prive-gebruik is 810 euro. Dit bedrag betaal je bij de kwartaal-aangifte van kwartaal 4 alsnog aan de belastingdienst. Jouw btw-voordeel wordt zo teruggebracht tot € 214,-

Zakelijke auto: btw belasting betalen op een ‘oudere’ auto zónder kilometerregistratie

Deze uitleg is van toepassing als je een auto hebt gekocht waarop je geen btw hebt afgetrokken (omdat je hem bijvoorbeeld tweedehands hebt gekocht). Deze uitleg is ook van toepassing voor als de auto al langer dan 4 jaar in bezit is van jouw bedrijf.

Als je geen kilometerregistratie bijhoudt moet je btw-belasting betalen over 1,5% van de cataloguswaarde van de auto. Je betaalt dus alle autokosten zakelijk (en schrijft je auto af op je balans) en vermindert elk kwartaal de af te dragen btw omdat je autokosten als zakelijke kosten gelden. In de laatste btw-aangifte van het jaar (kwartaal 4) moet je de btw-belasting voor prive-gebruik voldoen.

Rekenvoorbeeld: btw belasting betalen op een ‘oudere’ auto zónder kilometerregistratie

Je rijdt in een auto met een nieuwprijs (cataloguswaarde) van € 30.000,-. Je neemt nu 1,5% van deze waarde en de uitkomst is 450 euro.